Organize seu tempo
para alcançar seus objetivos
O que se costuma chamar por aí de
"ferramentas de produtividade", muitas vezes significa um monte de
regras e esquemas que só enchem de culpa a grande maioria das pessoas. Pronto,
falei! Sinceramente, mais importante que estar "ferramentado" é saber
para que (qual a finalidade) você vai usar essas ferramentas. Tudo bem você ter
metodologias para fazer listas X e Y, pastas para catalogar cada assunto, tabelas
e códigos, mas o que vai ser produzido, de fato, a partir de tudo isso - e que
vai realmente além das próprias tabelas, listas, pastas, metodologias?
Ferramentas de produtividade só são efetivas se elas o apoiam a produzir algo."Ferramentas de produtividade só são efetivas se elas o apoiam a produzir
algo."
E você só será capaz de produzir se tem um objetivo em mente - que pode
ser escrever um livro, lançar um produto em que você acredita, concluir uma
etapa de sua vida, abrir espaço para um novo ciclo, enfim. Qual é o seu
horizonte? Aonde você quer chegar? Quais são seus grandes projetos? Grandes
projetos são aqueles que realmente importam e são essenciais para você.
Definido isso, aí sim, sou super a favor de criar meios de organizar
nossas confusões internas, inventar maneiras criativas de registrar e
acompanhar nossos avanços. Então, para essa real produtividade, compartilho
abaixo cinco dicas que podem ajudar você a organizar melhor seu cotidiano para
viver a vida que merece:
1 - A BOA E VELHA AGENDA
Faça uma lista do que quer alcançar a cada semana, das tarefas que
precisa realizar, seus compromissos, o tempo que vai separar para autocuidado e
o tempo para estar com as pessoas queridas (se ainda não flui naturalmente,
comece a separar esse tempo como um compromisso com hora marcada, até não
precisar mais), e depois divida no tempo da sua semana. Crie uma agenda
semanal, para que você veja o todo e as partes. Ou seja, para você enxergar
tudo que precisa ser feito, organizar seu tempo em etapas e até saber melhor
onde pode encaixar algo se surgir algum imprevisto.
2 - DEIXE JANELAS DE TEMPO LIVRE
Falando em imprevistos, é bom ter janelas de tempo e não entupir cada
hora do seu dia com tarefas. Assim, se tudo der certo, você pode dar uma pausa
e até adiantar tarefas depois, mas se ocorrer algum imprevisto aí você terá
onde encaixar novas ações em seu tempo.
3 - CONTROLE SEU E-MAIL OU ELE VAI LHE CONTROLAR
Particularmente, eu criei blocos no meu dia para ler minhas mensagens e
até configurei uma resposta automática para que as pessoas que me enviam e-mail
saibam disso e esperem até que eu possa ler e responder. Engraçado, porque
muita gente que lê essa mensagem automática diz que ficou maravilhada com essa
possibilidade e acaba implementando também! Para funcionar, se você tem
smartphone, o configure para não apitar a cada vez que você recebe um e-mail.
Li a primeira vez sobre isso no livro "Trabalhe 4 horas por semana"
(Ed. Planeta do Brasil), de Timothy Ferris, e quis experimentar. Essa atitude
me deu muito mais liberdade e foco.
4 - DIVIDA SEU TEMPO EM BLOCOS
Dentro desses métodos de
produtividade que podem facilitar nossa vida se tivermos um propósito, está o
"Pomodoro Technique". Resumindo: essa técnica consiste em dividir seu
tempo em blocos, alternando entre momentos de total foco nas suas atividades e
um tempo para descanso. São 25 minutos de concentração em sua tarefa, seguidos
de 10 minutos de tempo de descanso - nos quais você pode fazer qualquer outra
coisa não relacionada à tarefa, como esticar as pernas, tomar um chá, ler
e-mails, etc. O grande barato do Pomodoro é permitir que você se foque ao
máximo, aproveitando o poder que isso confere ao seu cérebro em estado de
concentração. E você ainda pode responder àquela voz interna que insiste que
você pare tudo para dar uma espiadinha nas suas redes sociais, com uma resposta
simples e plausível: ?Daqui a pouco vou ter meu tempo de pausa e poderei olhar
as redes sociais, tomar um café, conversar com os amigos, enfim, agora meu foco
é outro?. Para saber mais, depois de ler esse artigo, visite o site oficial do "Pomodoro Technique".
Mas espere aí, que eu tenho mais dicas para lhe dar. Foco!
5 - O TODO E AS PARTES NÃO SÓ NA AGENDA
Pense nos seus projetos maiores, divida em partes menores como metas
mensais e semanais, por exemplo. Depois, defina o que vai ser realizado nas
pequenas tarefas cotidianas para você alcançar seu objetivo. Com isso, os
grandes objetivos ficam mais acessíveis e próximos da sua realidade. Isso nos
apoia também a não ficar só no esquema das urgências e demandas externas,
apagando incêndios aqui e ali. Oriente-se a cada dia para a realização do que é
verdadeiramente significativo para você, seus sonhos e sua sensação de estar
cumprindo a sua parte para construir a vida que você quer levar.
Por fim, convido você a rever as dicas e escolher as que se adequam à
sua rotina e ao seu jeito de ser e funcionar. Por exemplo, eu gosto de usar o
Pomodoro quando tenho projetos específicos para desenvolver, como produzir uma
leva de artigos, me focar na escrita de um livro, enfim. Não o utilizo em todas
as tarefas cotidianas, porque não acho que todas elas se encaixem dentro desses
blocos com tempo contado. Às vezes, aumento os períodos também, por sentir que
estou em fluxo e posso aproveitar um pouco mais, com uma pausa maior para me
recompor depois. Mas sempre uso essa lógica que o método ensina e os resultados
são muito bons: foco total, períodos de levar a cabeça para respirar, me
esticar, tomar uma água, voltar para o foco e por aí vai.
Mas digo e repito: tudo isso só ajuda mesmo se você tem um objetivo
maior, um projeto com significado a ser desenvolvido. Senão, você vai ser só um
exímio fazedor de coisas - e só isso. Mas eu acredito que você pode ser muito
mais que isso. Seja um realizador de sonhos, uma pessoa que produz aquilo que
sonha e coloca a mão na massa para fazer acontecer aquilo que acredita!
Master Coach, psicodramatista, palestrante, escritora e facilitadora
visual. Seu trabalho é apoiar as pessoas a fazerem aquilo que amam. Realiza
atendimentos e consultorias online.
Revista; PERSONARE
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